YAPC::Asia 2008 運営記録 #0

YAPC::Asia サイト にレポートを載せる予定でアンケートの集計なんかも完了していたんですが、どうもフルのレポートを書くにはモチベーションと時間が必要、ということで Karen さん にならってちょっとずつ連載方式で書いていくことにします。基本的には時系列ですが忘れたところは随時割り込み、まとまったところで YAPC サイトに英訳もいれて載せる、ということで。

YAPC のプランニングはスタッフ選びと会場選びから。今年は実行委員長はやらずに広報だけ、というつもりでだらだらとしていたら、案の定海外のスピーカーからメールやら、IRC,Twitter で「おいYAPCはいつやるんだ？」とつっこみはいりまくり、例年使用している実行委員会のメーリングリストに会場選びの開始を依頼。

チームのメンバーは ML にそのまま残っていた 2007年のチームにエマーソンを足して、その後はてなで京都引越しになる長山さんを後に除き、会場となった東工大から佐藤さん（overlast）、直前になってボランティアリーダーに翔泳社の岩切さんを追加、という感じの相変わらずこじんまりとしたチーム。なれた面子なので一度も顔合わせをすることなくとりあえずスタート。ポジティブに言えば小回りはききますが、悪い点は各人の属人的な知識やスケジュールに大いに依存する編成です。来年やるにしてもスタッフの顔合わせや各人の担当範囲の明確化、当日のスタッフのスケジュールについては大いに改善の余地があるなという認識ですね。

会場選びは2007年の津田ホールの問題点であった高価な利用料を解消すること、また各国のYAPC で利用されていて学生へのアピールなんかの点や会場に大人数を収容できる食堂がある、などのメリットがある点で大学施設を借りることを検討。そこでスタッフの個人的なつながりから東工大の大岡山キャンパスが候補になります。

大学側との細かい交渉には参加していないので割愛しますが、大学施設の利用規定は授業で使用する場合はもちろんそれが優先となるため、年度をまたぐと新年度の授業スケジュールが確定するのが遅くなる、という点が少し問題になりました。５月開催となった今回、最終的に利用できる施設が確定してアナウンスができたのは２月でした。３トラックの会場がそれぞれ別の建物になってしまった点も含めて、年度をまたぐ場合の開催はこのあたりに注意が必要になりますね。津田ホールのような私設の建物であればこのあたりはだいぶやりやすいのですが。。。５月という時期は雨も少なく、キャンパスの雰囲気もとてもいいのでよかった（アンケートの集計結果でも90%が「会場が素晴らしかった」と回答していました）とおもいますが、このあたりは来年以降大学施設を利用する場合はポイントになりそうです。

チケットについては学生割引を用意しましたが結果的には１０数名しか利用がなかったようです。やはり授業がはじまっている５月というのは学生さんが２日間フルで参加するのは難しいということでしょうか。春休み中となる３月下旬～４月上旬というのも考えられますが４月上旬は新年度、３月下旬は決算になる社会人の参加が難しくなる、となかなかどこもうまくいく、というスケジュールはないようです。RubyKaigi のように週末にやるというのももちろん考えられますが。

そうそう、今回は大学側との交渉に佐藤さん、東工大の奥村先生にご協力いただきました。この場を借りて再度お礼申し上げます。

つづく