YAPC::Asia 2008 運営記録 #1 会場受付

いきなり間があいてしましましたが、ちょっと前に daiba さんとこで YAPC::Asia の開き方 ってエントリがあがっていたのでそちらに関連して、会場受付の話題。

他の YAPC::NA, YAPC::EU でも利用されている Act というシステムを間借りして YAPC::Asia のサイトを構築しました。この辺の話はまた追々やるとして、daiba さんのプレゼンでもチェックイン（会場受付）をどうするか、という部分が問題だったという話題になっています。

これは私は Act に起因する問題だとは思っていません。YAPC::NA や YAPC::EU でも会場での受付は一番工夫がいるところで、クレジットカードで支払いをしているためチケットの類いが発行されず、会場で名前を都度いってバッジ（名札）をもらって、というプロセスを全員に対して行う必要があります（とくに本人であるかの認証はおこなっていない様子）。その混雑を緩和するため、会場をカンファレンス前日にあけて事前登録をしたり、会場近くのパブとかでも名札だけ渡したり、ということをやったりしています。

これまでの YAPC::Asia 2006-7 では東京が会場ということもあって、参加者全員が前日に集まれるような場所（海外の場合ほとんどの参加者がキャンパスや同じホテルに宿泊している）はなかなかありません、ということで今年は前日も会場を押さえて前夜祭を行うことにして、そこである程度受付をすませようともくろみました。これは結果的には成功だったと思いますが、それでも参加した人数は２割程度だったとおもうので、やはり当日朝の混雑が問題になってきます。

受付登録作業というと複雑に聞こえますが、やることは至極単純。こちらはユーザID と名前の入ったリストがあるので、参加者のユーザIDをもらって、それを引き換えればいいわけです。これを簡略化しつつ、なりすましを防ぐ為に「マイページにユーザID + 一方向関数でつくったチェックディジットを表示、プリントアウトしてきてもらう」という方針にしました。これで８桁の数字からユーザID をすばやく見つけつつ、なりすましもディジットで防ぐことができます。

それでも初日の朝だけは混雑が予想されるので、「最初のキーノート時は登録を省略して全員中に入ってもらい、すませていない人は携帯電話をつかって認証をしてもらう」というフローを考えました。またその携帯サイトにコード付きでアクセスするためのQRコードも印刷できるようにしました。

ここからが連絡の行き違いというか、意図しない結果になってしまったのですが、列が出来始めた段階で、基本的に QR コードをつかって認証してもらい、ユーザID を見せてもらって交換する、というフローが「メイン」になってしまいました。これは完全にスタッフ間の連絡ミスで、当初想定していたものではありませんでした。８桁の数値はソートをしておくことで手元のリストから照合を数秒で行うことが出来ますし、QR コードの利用は二次的なものでよかったはずです。これは来年以降やるのであればもっと簡略化するという意味で改善の余地があるとおもいます。

またこれをさらにすすめた案としてはサイト上にバッジ（名札）を PDF 形式でダウンロードできるようにしておく、というのがあります。これでバッジ引き換え部分の手間がはじけます（ノベルティの交換は必要ですし、複数印刷できてしまので結局なりすまし防止の認証は必要になのかもしれませんが）